Privacy

Privacyclausule van Okrareizen

I. Inleiding

De vzw Intersoc (hierna: Intersoc) organiseert Okrareizen voor de leden van Okra. Intersoc respecteert jouw privacy in overeenstemming met de geldende wetgeving, ongeacht of je vakantiegast, (potentieel) medewerker bent, of een bezoeker op de website www.okrareizen.be

INTERSOC streeft ernaar om je op een transparante en duidelijke manier te informeren over:

• wat is een verwerking van persoonsgegevens?
• als verwerkingsverantwoordelijke, voor welke doeleinden verwerkt INTERSOC jouw persoonsgegevens?
• welke persoonsgegevens verwerkt INTERSOC van jou en op welke manier?
• wat zijn jouw rechten betreffende je persoonsgegevens en hoe kun je ze uitoefenen?
• hoe kun je ons contacteren?

II. Wat is een verwerking van persoonsgegevens? Enkele verduidelijkende begrippen (art. 4 GDPR)
 

• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene)( dus geen vennootschap bv.); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
• Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
• Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. 
   

III. Waarvoor verwerkt INTERSOC je gegevens?

1. Verwerkingsverantwoordelijke van jouw gegevens
 

Je persoonsgegevens worden verwerkt door de VZW INTERSOC, Haachtsesteenweg 579, bus 47, 1031 Schaarbeek, België  met ondernemingsnummer 0410.663.554.

2. Doelstellingen: waarvoor mag INTERSOC jouw persoonsgegevens verwerken?

a) Algemeen

Het verwerken van je persoonsgegevens is noodzakelijk om:

• voor het beheer van je vakantiedossier.
• je te identificeren, te contacteren en je correct te adviseren.

 INTERSOC heeft immers  volgende hoofdopdrachten :

• boeken en organiseren van vakanties voor Okra-leden;
• inschrijven en opvolgen van vrijwilligers. Deze vrijwilligers worden ingeschakeld als animatie- of hotelmedewerker in een van onze hotels in Europa;
• aanwerving van nieuwe medewerkers. Hiervoor is er een aparte privacy policy.

3. Waarvoor mag INTERSOC jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van promotie, telefoongesprekken, camerabewaking en andere?

1. Promotie en direct marketing
INTERSOC verzamelt en verwerkt je persoonsgegevens in de mate dat je hiervoor je toestemming rechtstreeks aan INTERSOC of aan een derde (adressenbestandenmakelaars, ….) hebt gegeven : naar aanleiding van een wedstrijd, een beurs, in het kader van een App, inschrijving op een newsletter, activiteit, … Deze persoonsgegevens worden dan gebruikt voor promotie of directmarketing.

Bewaartermijn: INTERSOC verwerkt jouw gegevens voor deze doeleinden voor een maximum van 3 jaar
 
2 .Opname van chat- en telefoongesprekken
INTERSOC kan in sommige gevallen via haar telefoon of chatgesprekken de informatie beluisteren en opnemen. Dit om onze dienstverlening te verbeteren of in het kader van bewijsvoering bij betwisting. Hierover word je steeds op voorhand geïnformeerd door een  ingesproken boodschap.

Bewaartermijn:

• telefoon: 3 maanden voor opleiding en coaching van de medewerkers  en verbetering van de diensten. 18 maanden in het kader van klachten
• chat: 3 maanden voor opleiding en coaching van de medewerkers  en verbetering van de diensten. 24 maanden in het kader van klachten

 
3. Camerabewaking
INTERSOC  kan camera’s  gebruiken in en rond de kantoren en gebouwen waar het actief is. Als het om bewakingscamera’s gaat, dan respecteert INTERSOC de wettelijke regels.

Bewaartermijn:

beeldopnames van bewakingscamera’s in en rond de gebouwen van INTERSOC (aangeduid met een sticker) worden maximaal één maand bewaard. Deze termijn kan verlengd worden wanneer blijkt dat de beelden nuttig kunnen zijn en enige bewijswaarde hebben voor bijvoorbeeld een misdrijf.

IV. Welke persoonsgegevens verwerkt INTERSOC van jou en hoe?

Naargelang de gegevens die je meedeelt en in functie van de verschillende  doelstellingen als organisator van vakanties, verwerkt INTERSOC naargelang  de type betrokken personen de volgende persoonsgegevens :

1. identificatiegegevens: naam, voornaam, rjiksregisternummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres, …
2. elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, cookies, verbindingsmomenten …
3. Persoonlijke kenmerken: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit.
4. Samenstelling van het gezin
5. Financiële bijzonderheden : rekeningnummer, betalingen, …
6. Vrijetijdsbesteding en interesses
7. Lidmaatschappen
8. Consumptiegewoonten
9. Beeldopnamen : camerabewaking, foto’s, video’s
10. Geluidopname : callcenters

a) Van wie of van welke bron krijgt INTERSOC gegevens over jou?

Het betreffen voornamelijk gegevens die afkomstig zijn van jezelf, je wettelijke vertegenwoordiger, of iemand  die hiervoor een mandaat of  je akkoord heeft gekregen.

b) Wie verwerkt jouw persoonsgegevens ?

Jouw  persoonsgegevens worden zorgvuldig  en vertrouwelijk verwerkt door de bevoegde medewerkers om hun taken uit te voeren in het kader van de omschreven activiteiten.

De medewerkers zijn hiertoe gebonden door het beroepsgeheim en dienen de discretieplicht na te leven. Dit wordt wettelijk  (Wet op de Kruispuntbank, wet over het Rijksregister, art 458 Strafwetboek, Arbeidswet, ) en deontologisch opgelegd.

Bovendien vereist INTERSOC dat haar medewerkers  een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.

c) Aan wie geeft INTERSOC jouw persoonsgegevens door?

Jouw persoonsgegevens mogen doorgegeven worden aan :

1.  jezelf, jouw wettelijke vertegenwoordiger ( bewindvoerder, bemiddelaar, …),  jouw vertegenwoordiger ( professionele raadsman, advocaat, …) of iemand die hiervoor een mandaat of  jouw akkoord heeft gekregen;
2. aan een toegelaten derde (persoon, instelling, overheid) enkel op basis van een  wet, of contract;
3. aan onze bedrijfsrevisoren die gehouden zijn door een vertrouwelijkheidsplicht;
4. aan tegenpartijen, hun advocaten, gerechtsdeurwaarders, deskundigen en aan Justitie ingeval van geschillen;
5. aan alle instellingen om je een voordeel toe te kennen  op basis van een bevoorrecht statuut ( verhoogde tegemoetkoming…)
6. aan je schuldeisers en hun gerechtsdeurwaarders in het kader van een procedure tot uitvoering ( beslag, overdracht..);
7. aan onze verwerkers.
    

INTERSOC doet voornamelijk beroep op de volgende verwerkers :

• ICT verwerkers;
• Hotelpartners
• Mailingfirma’s;
• Onze advocaten en gerechtsdeurwaarders, deskundigen.
   

d) In welke situatie kan INTERSOC jouw gegevens verwerken:

1. Bezoek aan de INTERSOC website:

Ingeval er een formulier in te vullen is op de website, worden de meegedeelde gegevens verwerkt afhankelijk van de door de context bepaalde doeleinden waarin deze werden opgevraagd, (bijvoorbeeld: een informatieaanvraag, inschrijving voor een activiteit, informatie over vrijwilligerswerk…).

Wat INTERSOC verwerkt en de gebruiker niet ziet (bijvoorbeeld je IPadres, het browsertype, besturingssysteem van je computer en het aantal bezoeken en de bezochte pagina's). Voor meer informatie verwijzen wij jou graag door naar onze pagina in verband met de verwerking van cookies. 

2. Ik wil voor INTERSOC werken

Zie aparte privacyverklaring.

e) Wanneer kunnen jouw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgegeven?

 ( = Europese Unie + Noorwegen, Liechtenstein en IJsland)

Jouw gegevens kunnen naar het buitenland gestuurd worden als dat:

• nodig is voor de uitvoering van maatregelen die getroffen moeten worden vooraleer het contract af te sluiten en op jouw verzoek;
• nodig is voor jouw levensbelang;
• in jouw belang nodig is om een contract af te sluiten met een derde of een met een derde afgesloten of nog te sluiten contract uit te voeren;
• een verwerkingsovereenkomst en de vereiste contractuele clausules;
• En of je uitdrukkelijk hebt toegestemd.

V. Hoe worden jouw gegevens beveiligd?

• We nemen passende maatregelen om de veiligheid, de integriteit en de beschikbaarheid van je gegevens te waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek, de omvang en de context van de verwerkingsdoeleinden en de type persoonsgegevens.
• INTERSOC neemt gepaste fysieke, administratieve, organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om  je persoonsgegevens te beschermen tegen, verlies,  onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.
• INTERSOC legt haar verwerkers contractueel dezelfde veiligheidsmaatregelen op.

VI. Rechten betreffende je persoonsgegevens

De betrokken persoon beschikt over bepaalde rechten met betrekking tot zijn persoonsgegevens voor zover deze niet in strijd zijn met de wettelijke verplichtingen of de aan toevertrouwde taken van openbaar belang waaraan INTERSOC onderworpen is.

a) Recht van inzage

Als betrokkene heb je inzagerecht in de gegevens die op jou betrekking hebben en die door de INTERSOC worden verwerkt. Indien je hierom verzoekt kan er een kopij van jouw persoonsgegevens worden afgeleverd.

Je kan een kopij opvragen van je persoonsgegevens voor zover dit geen inbreuk maakt op de rechten en vrijheden van anderen.

 
b) Recht op rectificatie of aanpassing van je gegevens

Je kunt op elk moment verzoeken om onjuiste gegevens te corrigeren of om jouw gegevens te vervolledigen.

Voor de aanpassing van jouw gegevens betreffende jouw burgerlijke staat, richt je zich in de eerste plaats tot de dienst van de bevolking van jouw gemeente. INTERSOC kan echter de gegevens van het nationale register, dat de authentieke bron van sociale zekerheid is, niet wijzigen.

Vergeet niet om ons zo snel mogelijk op de hoogte te stellen van elke verandering in jouw situatie. 

c) Je toestemming intrekken

Als de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op jouw toestemming, dan heb je het recht om jouw toestemming op elk gewenst moment in te trekken zonder opgeven van een reden. Het intrekken van je toestemming verandert niks aan de geldigheid van de verwerkingen die gebeurd zijn vóór die intrekking. 

d) Geautomatiseerde individuele besluitvorming (profilering)

Je hebt het recht om niet uitsluitend aan een geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, te worden onderworpen. Sommige gegevensverwerkingen verlopen immers volledig geautomatiseerd zonder tussenkomst van de medewerker.

Als je het niet eens bent met het verloop van een volledig geautomatiseerd proces, kun je INTERSOC contacteren. Zo kun je toch een tussenkomst van een INTERSOC-medewerker vragen of laten weten waarom je dit betwist. 

e) Recht van bezwaar

Ben je het niet eens met de manier waarop INTERSOC bepaalde gegevens verwerkt, dan kun je je daartegen verzetten.

• zonder reden, in geval van verzet tegen behandeling voor direct marketing en prospectiedoeleinden;
• Als jouw gegevens worden verwerkt in het kader van een taak van algemeen belang, moet u redenen aanvoeren die verband houden met jouw specifieke situatie. INTERSOC kan deze gegevens echter nog steeds verwerken als er legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking ervan en de behandeling voorrang heeft op jouw belangen of de uitoefening van jouw rechten in een rechtszaak.
• Als jiouw gegevens worden verwerkt voor wetenschappelijke of historische onderzoeksdoeleinden of voor statistische doeleinden, dan kan je bezwaar maken om redenen die verband houden met jouw specifieke situatie, tenzij de verwerking noodzakelijk is om een taak van algemeen belang te vervullen.

 f) Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te wissen indien blijkt dat INTERSOC deze gegevens onrechtmatig verwerkt:

• als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden van de behandeling;
• als je jouw toestemming heeft ingetrokken en er geen andere wettelijke basis is voor deze behandeling;
• als jouw verzet tegen de verwerking gegrond is;
• als de behandeling illegaal is;
• als het wissen wettelijk is opgelegd;
• als de gegevens betrekking hebben op een kind jonger dan 16 jaar en zijn verzameld via een applicatie of website ("Information Society Service").
   

g) Recht op beperking van de verwerking

Je kan het gebruik van jouw persoonsgegevens beperken tot:

• de tijd om de juistheid te controleren van de gegevens die u betwist;
• als u zich verzet tegen het illegaal verwijderen van gegevens die door INTERSOC zijn verwerkt;
• als u zich verzet tegen het verwijderen van gegevens die INTERSOC niet langer nodig heeft, maar die noodzakelijk zijn om een recht voor de rechtbank te vinden, uit te oefenen of te verdedigen;
• de tijd om te controleren of de legitieme redenen voor INTERSOC voorrang hebben op het jouwe in het geval je je verzet tegen de behandeling van deze gegevens door een beroep te doen op jouw specifieke situatie. INTERSOC zal dan de verwerking van dergelijke persoonsgegevens tot hun bewaring moeten beperken. Elke andere verwerking is toegestaan met jouw toestemming, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht in gerechtelijke zaak of om een derde partij te beschermen, of om belangrijke redenen van openbaar belang. Indien dit het geval is, zal INTERSOC u op de hoogte brengen voordat deze beperkende behandeling wordt opgeheven.

h) Recht op overdraagbaarheid van de gegevens 

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je aan INTERSOC hebt verstrekt, rechtsreeks aan jou of aan een derde te laten overdragen. Dit kan voor zover dit niet door privacywetgeving of andere wettelijke regels wordt beperkt. Dit recht kan echter alleen worden uitgeoefend als jouw gegevens uitsluitend zijn gebaseerd op jouw toestemming of een contract en als deze verwerking gebeurt met behulp van geautomatiseerde processen.

 

VII. Uitoefening van je rechten

Indien je een van bovenstaande privacyrechten wenst  uit te oefenen, dan kun je altijd contact met ons opnemen.
Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Enkel op die  manier kan INTERSOC je vraag concreet en correct behandelen. Om zeker te zijn dat de betrokkene zijn eigen privacyrechten wenst uit te oefenen, kan INTERSOC ter identificatie om een kopij van de identiteitskaart verzoeken.                 
 

VIII. Contact of klacht

a) Algemeen

Je kan voor een vraag, opmerking of aanvraag voor de uitoefening van je rechten altijd contact met ons opnemen:

• Via email: okrareizen@intersoc.be
• Per brief aan de vzw Intersoc of langsgaan op kantoor: Haachtsesteenweg 579, 1031 Schaarbeek, België.
• Bellen naar de klantendienst: 02 616 15 17.
• Adres maatschappelijke zetel: Haachtsesteenweg 579, 1031 Schaarbeek, België. 
• Btw-nummer: BE0410.663.554.
• Telefoonnummer bij klachten: 02 616 15 23.
• Diensten van Intersoc: verkoop van reizen voor individuele klanten, groepen en scholen. 

b) Data protection officer

Indien je vindt dat bovenstaande kanalen je niet kunnen helpen, dan kan je ook onze “Data Protection Officer” contacteren.

Dit kan zowel:

• door een brief te sturen t.a.v. de data protection officer naar vzw Intersoc , Haachtsesteenweg 579, 1031 Schaarbeek, België;
• per mail naar DPO@Intersoc.be.
   

c) Gegevensbeschermingsautoriteit

Naast de mogelijkheid om je rechtstreeks tot ons te wenden, heb je ook de mogelijkheid om contact op te nemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen: Privacycommissie).

Contactgegevens: Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.privacycommission.be/nl/contact.